国际民航组织会议分为大会或外交会议、专题会议或地区航行会议、专家组或委员会会议、研讨会或研讨班等4类。
　　有些研讨会或研讨班可能限制免费参会人数，不提供同声传译服务。
　　一、会议通知
　　国际民航组织举行会议，通常提前6个月以国家级信函方式邀请各国派代表出席。
　　参会人员可按国家级信函要求的时限答复国际民航组织，或通过常驻国际民航组织理事会代表处向国际民航组织报名。
　　二、签证函
　　参会人员可联系常驻国际民航组织代表处或国际民航组织秘书处办理签证函。该签证函将传真至加拿大驻华大使馆，并抄送参会人员。
　　三、会议注册
　　出席国际民航组织会议，可提前在线办理会议注册，并通过电子邮件提交本人数字证件照。也可在国际民航组织总部现场排队填写表格，采集数码照片，制做会议证件。
　　四、全权证书
　　出席国际民航组织大会或外交会议，要通过外交部办理全权证书或授权证书。
　　五、会议文件
　　国际民航组织会议为无纸化会议。可在国际民航组织网站会议专栏查询、下载有关会议的中文版或英文版会议文件。专家组成员可向国际民航组织申请账户名和密码，访问国际民航组织内网，查询专家组会议文件。
　　六、发言
　　国际民航组织大多数会议提供中文、英文、法文、俄文、西班牙文、阿拉伯文同传。参会人员可选择使用中文或英文发言，表达自己观点。
　　用中文发言时，注意放慢语速。中文同传将发言内容翻译成英文后，其他4种语言才会根据英文再做相应语种口译，存在滞后时间。
　　如有书面发言稿，可提前交给中文同传参考，确保发言效果。
　　七、航班和机场
　　目前我国尚未开通直达蒙特利尔的不经停航班，参会人员预订联程航班，可在温哥华或多伦多转机。北京至温哥华飞行时间约11小时，温哥华至蒙特利尔飞行时间约为5小时；北京至多伦多飞行时间约13小时，多伦多至蒙特利尔飞行时间约1小时。
　　注意：加拿大国内航班经济舱不提供免费餐食。
　　在温哥华或多伦多入境时需提取行李通关。返程直接回国，转机时不需提行李。
　　从蒙特利尔特鲁多机场至国际民航组织，出租车费用为40加元，可另给5元小费。
　　八、住宿
　　国际民航组织与蒙特利尔当地酒店有协议价格，分淡季价格和旺季价格。该价格均为税前价格。
　　距国际民航组织总部较近的酒店有Bonaventure Hilton和la Square Phillips Hotel & Suites。后者带厨房。酒店房间不备拖鞋。
　　参会人员可在线预订酒店，需提供信用卡信息，并选择国际民航组织优惠价格。
　　详见国际民航组织网站：http://www.icao.int/Meetings/Pages/List-Of-Hotels.aspx
　　九、入境
　　入境加拿大须填写海关申报卡的A、B两部份。超过1万加元价值的现金、旅行支票、银行汇票或股票等有价证券必须申报。不许携带武器、烟花鞭炮、毒品、文物、珍稀动植物制品、肉、蔬菜、水果、鸡蛋及奶制品等入境。19岁以上的旅客每人可带1.5升酒（或1.14升白酒）、200支香烟（或50支雪茄）入境，超量将征收关税。
　　十、会议室
　　1、国际民航组织总部会议厅分布
　　会议中心1层：A、B、C、D、E 和3号会议室
　　会议中心3层：5、6、7A和7B号会议室
　　会议中心4层：1号和2号会议室
　　2、无线网络：国际民航组织会议中心的所有会议室均提供免费无线网络服务。
　　3、免税商店：参会人员可凭会议证件在国际民航组织会议中心一层免税商店购买烟酒、香水等，开放时间为星期二12：30—14：00，星期四12：30-14：00和17：00—18：30。
　　4、国际民航组织餐厅：位于办公楼5层。
　　5、吸烟区：除国际民航组织餐厅的指定吸烟区外，总部大楼内禁止吸烟。
　　6、饮料：国际民航组织会议室禁止携带饮料和食品。可在5层餐厅购买软饮料。
　　7、所有会议室都禁止使用移动电话。
　　十一、其它
　　汇率（2014年）：1美元＝1.05加元
　　电压：110伏
　　电源插头：加拿大使用美标电源插座和插头，可根据需要自备转换插头。　　
　　税：蒙特利尔商店和餐馆标明的价格为税前价格。消费时要额外缴5%的加拿大联邦税和9.975%的魁北克省税。加拿大自2006年起取消了对外国人退税的服务。　　
　　小费：餐馆小费约为消费额的10-15%。
　　电话卡：酒店电话费用昂贵。可在唐人街购买电话卡，按电话卡提示拨打长途电话。
　　交通安全：乘车时乘客必须系安全带；行人过街要在人行道等待绿灯放行。国际民航组织附近街道常有警察对不遵守交通规则的行为现场执法。